Инфографика для бухгалтерии: календарь и проверки
Главный страх клиента бухгалтерской фирмы звучит так: «придёт проверка, и всё всплывёт». Снимает его календарь: что сдаём, когда, кто отвечает, что будет при опоздании. Инфографика тут работает лучше длинного письма.
Календарь отчётности
Год разбит на кварталы, а внутри на месяцы, и для каждого периода собирается свой набор: декларации, расчёты, персонифицированные сведения, бухгалтерская отчётность. Режим налогообложения меняет список, поэтому календарь делают отдельно для упрощёнки и для общей системы.
Рядом с датой две пометки: «сдать» и «уплатить». Это разные сроки. Путаница стоит денег.
Кто за что отвечает
В небольшой фирме роли часто совмещает один человек. В схеме всё равно стоит развести: главный бухгалтер, расчётчик зарплаты, бухгалтер по первичке, кадровик. Тогда видно, к кому идти с вопросом про аванс, а к кому: про счёт-фактуру.
Третья колонка схемы: зона клиента. Договор, доступ к ЭДО, подпись директора. Без этого часть сроков висит на стороне, которая не в курсе.
Документы и сверка
Первичка приходит из разных мест: ЭДО, почта, мессенджер, бумага. Покажите на схеме маршрут: кто принимает, кто проверяет, куда складывает, когда закрывает период. Одна потерянная накладная всплывает в конце квартала, когда период уже закрыт, и тогда её ищут всей фирмой.
Отдельный блок: сверка. Акт с контрагентом, расчёты с налоговой, выписка по счёту. Без неё «всё сходится» держится на честном слове.
Проверки: камеральная и выездная
Камеральная идёт по декларации, которую вы уже сдали. Инспектор видит расхождение и присылает требование о пояснениях. Задача бухгалтера: ответить в срок и с документами, без общих фраз.
Выездная начинается с решения руководителя инспекции. К ней готовятся заранее: папки по контрагентам, регистры, оборотно-сальдовые ведомости, приказ по учётной политике. Один раз собранный комплект потом живёт годами, если его поддерживать в порядке.
Требование из налоговой
Первое, что стоит сделать,: прочитать, что именно просят. В требовании перечислен конкретный список, и читать его надо буквально. Ответ собирают по пунктам, с описью и ссылкой на каждый документ.
- Зафиксировать дату получения и срок ответа.
- Понять, какие операции попали в вопрос.
- Собрать первичку и регистры.
- Отправить через ЭДО с описью.
Если документа нет, так и напишите. Попытка нарисовать счёт-фактуру задним числом заканчивается хуже, чем честное пояснение.
Граница ответственности
Клиент присылает документы и подписывает отчётность, фирма считает и сдаёт. Если первичка пришла через месяц после закрытия периода, сроки едут у всех. Эту границу лучше нарисовать заранее, чем обсуждать в конфликте.
Что показать клиенту
Владельцу бизнеса не нужен учебник по Налоговому кодексу. Ему нужны три экрана: календарь, статус сдачи, риски. Красная метка «не сдан отчёт» понятнее письма на две страницы.
Полезно добавить строку «что изменилось»: новый сотрудник, смена режима, крупная сделка. Так клиент видит, что бухгалтер смотрит на его дела, а не на один календарь.
Собрать инфографику в GrafMaker →