Инфографика для мероприятий: программа, схема и логистика
На мероприятии инфографика нужна в двух местах: гостю, чтобы понять, куда идти, и команде, чтобы не потерять сценарий. Это разные картинки. Одна красивая, другая рабочая. Путать их дорого.
Программа для гостя
Гость не будет читать таблицу на двадцать строк. Ему нужны три вещи: что сейчас, что дальше, где это. Сделайте таймлайн с крупными временными метками.
- Время и название блока.
- Спикер, если он важен для выбора.
- Зал или зона.
- Пометка «нужна регистрация» или «параллельная сессия».
Если программа меняется, версия на экране и в телефоне должна обновляться одновременно. Иначе гость приходит не туда и винит организаторов.
Схема зала
Схема должна отвечать на вопрос «как дойти», а не показывать архитектурный план. Вход, гардероб, сцена, кофе, туалеты, выход. Пять-семь объектов достаточно.
Отдельно отметьте точки, где обычно скапливается очередь. Если вы знаете, что у гардероба будет затор, поставьте указатель «второй вход» заранее, а не после жалоб.
Тайминг монтажа
Для команды нужна обратная схема: не от открытия, а от дедлайна. За сколько часов монтируем сцену, когда приезжает звук, когда сдаём зал, когда генеральная репетиция.
У каждого блока есть ответственный и окно. Если монтаж сдвинулся на час, видно, что именно съедает время. Без такой схемы все созваниваются и повторяют одно и то же.
Логистика спикеров
Спикеру не нужна вся программа. Ему нужна его карточка: время, зал, кто встречает, где выступать, сколько минут, где слайды. Одна страница, которую можно сохранить в телефон.
Если спикер опаздывает, в карточке должен быть телефон координатора, а не общий номер офиса. Мелочь, которая спасает мероприятие.
Что показать после
После события соберите короткий отчёт: сколько гостей, какие блоки собрали больше всего, что сработало, что нет. Это не для галочки, а для следующего мероприятия.
Одна страница с тремя выводами полезнее двадцати страниц фотографий. Но фотографии тоже нужны, просто отдельно.
Проверка на месте
Распечатайте схему и пройдите путь гостя: вход, сцена, кофе, выход. Если на каком-то шаге вы сами задумались, гости тоже запутаются.
Инфографика не спасёт плохую логистику. Но хорошая схема делает хорошую логистику заметной.
Собрать инфографику в GrafMaker →